デスクでのウェブ会議トラブルを解決！ステータス表示をはじめました！
こんにちは！社内コミュ委員会です！
本日はデスクでウェブ会議に参加するときのお悩み解決策をご紹介します💁♀️
コロナ禍で広まったオンライン商談やウェブ会議。
最初は会議室を借りて行っていたメンバーも、最近は自分の席で行うことが増えてきました。
業務をしていて時間になったらそのまま参加、終わったらそのまま業務に戻れるのはとってもありがたい…！慣れたもので、みんなリアル会議とオンライン会議を上手いこと使い分けて実施しています。
でも、「今話しかけていいのかどうか」分からない問題って、あったりしませんか…？
重要な会議中の方にうっかり話しかけてしまったり、イヤフォンをしている先輩に「あれ？会議中？」「今忙しいかな？」と思って話しかけるのを躊躇したり…。
”話しかけるタイミング事故”が後を絶たず、私も何度も失敗しております…🤦♀️
そこで、我々社内コミュ委員会で対策を考え、PCモニターに設置する「ステータス表示」を導入してみました！
UXデザイン部に「今話しかけていいのかどうかがわかるものがほしい！」という要望をぶつけてみたところ、何度かの試作を経て理想のものにたどり着きました！UXデザイン部最高！
みなさまの会社でもぜひ参考にしてみてください。
この記事の要約
自席でウェブ提案やウェブ会議を行うことが当たり前になった
「今話しかけていいのか」が判別できずNGな時に話しかけてしまう事故が多発した
オフラインでのコミュニケーションを取りやすくするため「ステータス表示」をすることになった
スマートかつコストを抑えたステータス表示カードにたどり着くまでの奮闘記をまとめた
最初の試作
UXデザイン部に要望をぶつけたMTG後、さっそく試作第一弾を作成してもらいました。参考にしたのはこちらの記事↓
ラミネート加工したサインでモニターを挟む形
切り替えなくて済むよう、表示は「MTG中」の1種類のみ。話しかけてよい場合はサインを外す
仕上がりはこんな感じです！
これを早速使ってみると、
「MTG中」のみだと、「いま話しかけて大丈夫！」という空気は伝わりづらいのでは…？
逆に「対応可」のみにすると、「ちょっと今対応できないです」という意図が伝わりづらくなる…？
という意見が。結果、表示内容のバリエーションを「対応可」と「取込中」の2つに変更した上で、試験運用に進めることとなりました。
試験運用
まずは言い出しっぺのワタシが所属する、営業戦略本部のメンバー7名でテストしてみました。
間違って話しかけられるケースは激減！
2種類の切り替えは思ったよりも手間ではないが、どちらか残すなら「取込中」か
ラミネートをモニターに挟むのは結構難しい。画面にかかってしまうこともストレスに…
特に置き方は試行錯誤を重ね、結局三角形にしてモニターの上にテープで固定して利用することに。
試験運用を経て第三段を作成
前述の三角折り、問題なく使えはするものの、やはり見た目はイマイチ感が拭えない…！
そこで再びUXデザイン部から、モニター上部に小型のカードスタンドを固定し、そこにカードを差し込むというとってもCool！な案をいただきました🥰
貼ってはがせるテープで固定しているので、原状復帰もバッチリです！
さらにノートPCには、カード差し込み用のクリアポケットを！これで同じステータスカードを使いまわせますね👏
ようやく完成！
上記のようなトライ＆エラーを繰り返し、ようやく完成したステータス表示！まずは出社率の高い営業メンバーとCS本部の各モニターに備え付け、本運用を開始しています。
いまのところ利用しているメンバーからは好評で、嬉しい限り🥰エンジニアからも利用したいという声が出ており、今後も対象を拡大していこうと思います💪
これからも社内コミュ委員会によるコミュニケーション活性化の取り組みにご期待ください！